Se hvem der kan - og hvem der har tid - før du sætter holdet
At planlægge et felthold er svært, fordi to spørgsmål skal besvares på én gang: hvem har tid, og hvem må løse opgaven? Vi byggede et planlægningsbord, hvor begge dele er synlige med det samme. Træk en opgave hen på en medarbejder - systemet kender ferie, fridage og deltidsskemaer, og viser kun dem, der har de rette kompetencer, certifikater og udstyr. Opgaverne lægger sig selv i bunken, så snart en aftale er godkendt.
For en servicevirksomhed med folk i marken er planlægningen selve maskinrummet. Og den er svær, fordi planlæggeren skal holde to ting i hovedet samtidig: hvem har overhovedet tid den dag - og hvem må løse netop denne opgave? Begge svar lå før spredt i regneark, kalendere og kollegers hukommelse. Vi samlede dem på ét bord.
Skærmbillederne her er illustrationer af fladerne - ikke rigtige screenshots, og alle data er opdigtede.
Udfordringen
En medarbejders rigtige ledighed på en given tirsdag afhænger af mange lag: virksomhedens normale arbejdstid, personens eget deltidsskema, en enkelt fridag, godkendt ferie og firmaets lukkedage. Oven i det kommer kravene til opgaven: den skal måske løses af en med et bestemt certifikat, en bestemt kompetence og det rigtige udstyr.
Når de to ting ikke kan ses samme sted, opstår fejlene: en opgave lagt på en, der har ferie, eller på en, der ikke må køre maskinen. Og dobbeltbookinger, fordi ingen havde det fulde billede.
Løsningen: planlægning hvor alt er synligt
Træk opgaven hen på den rigtige
Planlæggeren ser alle medarbejdere på ét bord og trækker opgaverne på plads - dag for dag, uge for uge. Skal en opgave flyttes til en anden, trækkes den bare derhen. Udstyr fordeles samme sted, så maskinen og manden følges ad.
Systemet kender den rigtige ledighed
Bag hver medarbejder regner systemet den faktiske tilgængelighed ud - ud fra arbejdstid, personligt skema, fridage, godkendt ferie og lukkedage. Ferie og lukkedage er tydeligt markeret, så ingen opgave havner et sted, hvor der ikke er nogen. Og når en opgave ikke kan nå at blive færdig i tide, advarer bordet, før det bliver et problem.
Kun dem, der må løse opgaven
Når en opgave kræver et certifikat, en kompetence eller et bestemt stykke udstyr, viser systemet kun de medarbejdere, der faktisk lever op til kravet. Er et certifikat ved at udløbe, bliver det markeret. Planlæggeren skal ikke længere huske, hvem der må hvad - systemet ved det.
Opgaverne lægger sig selv i kø
Når et tilbud bliver godkendt, dukker opgaverne op i planlægningen af sig selv - også de gentagne, der skal køre fast hver måned eller hvert kvartal. Planlæggeren starter aldrig med et blankt bord; opgaverne ligger og venter på at blive sat på folk.
Resultatet
Ét bord, hvor planlæggeren ser begge svar på én gang: hvem der har tid, og hvem der må løse opgaven. Færre fejl, ingen dobbeltbookinger, og en advarsel før noget skrider - i stedet for et regneark, der aldrig var helt opdateret.
Ikke et gæt på, hvem der mon kan tage opgaven. Men et bord, der ved, hvem der har tid - og hvem der må.
Flere cases
Kunden booker byvandringen - og guiden bekræfter sin vagt med ét ord
En socialøkonomisk virksomhed laver byvandringer med guider, der selv har levet på kanten af samfundet. Bookinger, guidernes vagter og dagens overblik boede i mails, et regneark og en masse telefonopkald. Vi byggede ét system: kunden booker turen på hjemmesiden, guiden får sin vagtplan på SMS og bekræfter med et enkelt 'OK', og kontoret ser dagens ture og bekræftelser på én skærm. Hjemmesiden passer indholdet sig selv.
Læs caseFra tilbud til faktura i ét system - uden at taste det samme to gange
Hos mange servicevirksomheder bor tilbuddet i Word, aftalen i en mappe, opgaverne i en kalender og fakturaen i regnskabet - og det samme tastes ind fire gange. Vi byggede ét system, hvor hele kæden hænger sammen: tilbud bliver til aftale, aftale bliver til opgaver, opgaver bliver til faktura - på de samme tal hele vejen. Kunden godkender tilbuddet med ét klik i mailen, helt uden login, og du kan se, hvornår det blev åbnet.
Læs caseLejeren melder fejl fra sofaen - viceværten ser den med det samme
En ejendomsadministrator med 180 ejendomme sad fast i et system fra 2014, bygget i forældet og usikker PHP. Vi byggede et nyt system med tre flader i ét: lejerne melder fejl fra telefonen, viceværterne arbejder fra lommen, og kontoret har det fulde overblik. Alle data flyttede med - ned til den enkelte fejlmelding.
Læs caseHar du en lignende udfordring?
Fortæl os hvad du vil bygge. Vi tager en uforpligtende snak om hvad det realistisk tager.