Kunden booker byvandringen - og guiden bekræfter sin vagt med ét ord

En socialøkonomisk virksomhed laver byvandringer, hvor guiden ikke er en skuespiller med et manuskript, men et menneske, der selv har levet på kanten af samfundet og fortæller byen, som den ser ud derfra. Virksomheder, skoler og kommuner booker turene til grupper. Bag den stærke oplevelse lå en hverdag, der hang sammen med mails, et delt regneark og rigtig mange telefonopkald.

Skærmbillederne her er illustrationer af fladerne - ikke rigtige screenshots, og alle data er opdigtede.

Udfordringen

Selve turene fungerede. Det gjorde maskinrummet bagved ikke altid:

• Bookingerne kom ind spredt - via mail, telefon og kontaktformular. En forespørgsel skulle skrives ind, prissættes, sendes som tilbud, følges op og til sidst bekræftes. Hvert trin i hånden.
• Guiderne skulle mindes om deres vagter. En guide, der ikke møder op, er ikke en forsinkelse - det er en aflyst tur for en hel skoleklasse. Påmindelserne blev sendt manuelt, én efter én.
• Overblikket over i dag manglede. Hvilke ture kører? Har guiderne bekræftet, at de kommer? Det svar lå i en kalender, en mailtråd og et hoved - sjældent samme sted.
• Hjemmesiden og driften levede hver for sig. Når noget skulle rettes, skulle det rettes flere steder.

Det var ikke ét stort problem. Det var hundrede små, der hver dag stjal tid fra det, virksomheden er sat i verden for.

Løsningen: ét system bag turene

Vi byggede driften om til ét samlet system - fra kundens første forespørgsel til guidens bekræftelse på selve dagen.

Hjemmesiden og maskinrummet - skilt ad

Hjemmesiden, gæsterne møder, og maskinrummet bagved er to ting nu. Redaktørerne passer indhold og billeder ét sted, i et velkendt redaktørsystem - og siden udadtil er bygget som en hurtig, moderne flade ovenpå, der henter sit indhold derfra.

Fordelen er enkel: den, der skriver om turene, skal ikke tænke på teknik - og siden er hurtig, fordi den ikke trækker hele maskinrummet med ud til hver besøgende. Samme indhold, to adskilte verdener.

Booking af byvandringer

En virksomhed eller skole booker en tur direkte på siden: dato, tidspunkt, sted, antal deltagere og hvad turen skal handle om. Forespørgslen lander med det samme i systemet - ingen skal taste den ind.

Derfra følger turen en fast vej, alle kan se: forespørgsel → tilbud → aftale. Kontoret sætter pris på og tildeler en guide, kunden får et tilbud med et trygt link, og kunden bekræfter - eller afbestiller - med ét klik. Hvert skridt opdaterer status, så ingen er i tvivl om, hvad der er aftalt.

Guiderne mindes på SMS - og bekræfter med ét ord

Det er her, det manuelle for alvor forsvandt. Guiderne lever ikke i en indbakke - men de har en telefon i lommen. Derfor kører guidernes hverdag på SMS:

• Ugens vagtplan sendes automatisk hver uge, med et personligt link til guidens egne ture - kommende og afsluttede.
• Påmindelse dagen før går til de guider, der har bedt om den - kun hvis de har en tur i morgen.
• Påmindelse på selve dagen sendes om morgenen til dagens guider.
• Guiden bekræfter med ét ord. Svarer guiden "OK", genkender systemet nummeret og sætter automatisk turen som bekræftet. Ingen skal ringe rundt og spørge "kommer du?".

Og det går begge veje: kontoret har en samtale-flade, hvor man kan se og besvare guidernes SMS'er i tråde - som en almindelig beskedapp, bare samlet ét sted.

Dagens overblik

Hver morgen kan kontoret åbne én skærm og se dagens ture: tidspunkt, sted, hvilken guide - og om guiden har bekræftet via SMS. Mangler en bekræftelse, er den tydelig, og man kan altid sætte den i hånden, hvis guiden har meldt tilbage på anden vis.

Bag dagens billede ligger det store: alle ture kan filtreres på dato, guide, sted og status, trækkes ud til regneark, og tallene - hvor mange ture af hver slags, og hvordan kunderne fandt frem til virksomheden - samles automatisk, så de er klar, når der skal følges op eller laves regnskab.

Resultatet

Én vej fra forespørgsel til faktura: kunden booker selv på siden, kontoret sender tilbud og tildeler guide, guiden mindes om sin vagt og bekræfter med et enkelt "OK" - og dagens ture og bekræftelser ligger samlet på én skærm. Det manuelle, der før stjal en time her og en time der, kører nu af sig selv.

Og hjemmesiden passer sig selv: redaktørerne retter indholdet ét sted, og siden udadtil følger med - hurtig for gæsterne, nem for dem, der skriver.

Ikke et regneark, et kalenderopslag og en stak telefonopkald. Men ét system, hvor turen booker sig selv ind, guiden bekræfter med ét ord, og kontoret ser hele dagen på én skærm.