Fra tilbud til faktura i ét system - uden at taste det samme to gange
Hos mange servicevirksomheder bor tilbuddet i Word, aftalen i en mappe, opgaverne i en kalender og fakturaen i regnskabet - og det samme tastes ind fire gange. Vi byggede ét system, hvor hele kæden hænger sammen: tilbud bliver til aftale, aftale bliver til opgaver, opgaver bliver til faktura - på de samme tal hele vejen. Kunden godkender tilbuddet med ét klik i mailen, helt uden login, og du kan se, hvornår det blev åbnet.
En servicevirksomhed sælger en opgave, planlægger den, udfører den og sender en regning. Fire trin - men hos mange bor de fire steder: tilbuddet i Word, aftalen i en mappe, opgaverne i en kalender og fakturaen i regnskabet. Det samme tal tastes fire gange, og noget falder altid mellem to led. Vi byggede systemet, hvor kæden hænger sammen.
Skærmbillederne her er illustrationer af fladerne - ikke rigtige screenshots, og alle data er opdigtede.
Udfordringen
Når de fire trin lever hver for sig, er det mennesket, der binder dem sammen - og det er dyrt på to måder. Det koster tid at taste det samme igen og igen. Og det koster penge, når en pris, der blev aftalt i tilbuddet, ikke er den, der ender på fakturaen, fordi nogen tastede forkert undervejs.
Løsningen: én kæde fra salg til regning
Tilbuddet bygges på skabeloner
Et nyt tilbud sættes sammen af genbrugelige skabeloner - ydelser, priser og standardtekster, der er sat op én gang. Sælgeren bygger et færdigt tilbud på minutter i stedet for at starte i et tomt dokument, og priserne er de rigtige fra start.
Kunden godkender med ét klik
Tilbuddet sendes som et link, kunden åbner uden login. Kunden kan se det, godkende, afvise eller bede om en ændring - med ét klik. Og du kan se, hvornår tilbuddet blev åbnet, så opfølgningen rammer på det rigtige tidspunkt i stedet for i blinde.
Resten følger af sig selv
Så snart kunden har godkendt, dannes opgaverne automatisk - også de gentagne, der skal køre fast hver måned eller sæson. Når arbejdet er udført, bygges fakturaen på de samme tal, der blev aftalt. Hele vejen kan du følge, hvor en sag er: tilbud sendt, godkendt, planlagt, udført, faktureret.
Prisen aftalt er prisen faktureret
Fordi tallene følger sagen fra tilbud til faktura, er der ikke et led, hvor de kan glide fra hinanden. Det, kunden sagde ja til, er det, der står på regningen. Ikke flere overraskelser i bogholderiet.
Resultatet
Én kæde fra salg til regning: tilbud bygget på minutter, godkendt af kunden med ét klik, opgaver dannet automatisk og en faktura på de samme tal. Det dobbelte tastearbejde er væk - og det er fejlene, der opstod imellem systemerne, med det.
Ikke fire systemer og det samme tal tastet fire gange. Men én kæde, hvor prisen, kunden sagde ja til, er den, der ender på fakturaen.
Flere cases
Kunden booker byvandringen - og guiden bekræfter sin vagt med ét ord
En socialøkonomisk virksomhed laver byvandringer med guider, der selv har levet på kanten af samfundet. Bookinger, guidernes vagter og dagens overblik boede i mails, et regneark og en masse telefonopkald. Vi byggede ét system: kunden booker turen på hjemmesiden, guiden får sin vagtplan på SMS og bekræfter med et enkelt 'OK', og kontoret ser dagens ture og bekræftelser på én skærm. Hjemmesiden passer indholdet sig selv.
Læs caseLejeren melder fejl fra sofaen - viceværten ser den med det samme
En ejendomsadministrator med 180 ejendomme sad fast i et system fra 2014, bygget i forældet og usikker PHP. Vi byggede et nyt system med tre flader i ét: lejerne melder fejl fra telefonen, viceværterne arbejder fra lommen, og kontoret har det fulde overblik. Alle data flyttede med - ned til den enkelte fejlmelding.
Læs caseBoligen kommer til salg - og annoncerne følger med af sig selv
Et dansk marketingbureau markedsfører mæglerkæders boliger på Facebook. Vi byggede platformen, der gør det muligt i stor skala: den overvåger selv mæglernes boligsider, opretter opgaverne, samler annoncebilleder og tekster - og giver hver bolig sin egen rapport, mægleren kan vise boligsælgeren.
Læs caseHar du en lignende udfordring?
Fortæl os hvad du vil bygge. Vi tager en uforpligtende snak om hvad det realistisk tager.