Lejeren melder fejl fra sofaen — viceværten ser den med det samme

En dansk ejendomsadministrator — kunden ønsker ikke navn frem, så skærmbillederne herunder viser systemet med anonymiserede demo-data — driver 180 ejendomme med over 360 lejemål. Hverdagen er fejlmeldinger, håndværkeropgaver, lejerkontakt og timesedler. Den hverdag boede i et system fra 2014 — bygget i en forældet og usikker udgave af PHP.

Udfordringen

Systemet havde tjent sit i over ti år — men fundamentet var fra 2014, og den version af PHP, det var bygget i, opdateres ikke længere. Det er ikke kun et teknisk problem: et system med navne, adresser og telefonnumre på flere hundrede lejere skal stå på et fundament, der stadig får sikkerhedsopdateringer.

Samtidig kunne hverdagen mærkes: lejerne kunne ikke se, hvad der skete med deres sager. Viceværterne stod i kælderen med en fejl, der var meldt på kontoret. Og timesedlerne levede deres eget liv ved siden af. Kundens ønskeliste var til sidst på over 30 punkter.

Spørgsmålet var ikke, om der skulle ske noget — men om man skulle blive ved med at lappe på et fundament fra 2014, eller bygge rigtigt.

Løsningen: tre flader i ét system

Vi byggede et nyt system fra bunden — med én database, ét login og tre helt forskellige oplevelser, alt efter hvem du er.

Lejeren: meld fejl fra sofaen

Lejeren logger ind på sin egen side og melder en fejl på under et minut: overskrift, beskrivelse, billeder fra telefonen — send. Derefter kan lejeren følge sagen og se hver opdatering, med tydelig markering af alt nyt siden sidste besøg. Ingen opkald i kontortiden, ingen "hvad sker der med min sag?".

Medarbejderen: hele arbejdsdagen i lommen

Viceværter og håndværkere arbejder ikke ved et skrivebord. Derfor er systemet bygget til telefonen først: dagens opgaver med frister og rød markering når noget haster, fejlmeldinger med filtre og søgning, og "afslut" med ét tryk når arbejdet er gjort. Timerne registreres på stedet — med stopur eller manuel indtastning — i stedet for på en seddel fredag eftermiddag.

Kontoret: det fulde overblik

Administrationen ser alt: åbne fejl, forsinkede opgaver, ledige lejemål og seneste aktivitet — samlet på ét dashboard.

Opgaverne fordeles på et tavle-overblik, hvor de trækkes mellem "Afventer", "I gang" og "Afsluttede" — og direkte til den enkelte medarbejder. Forsinkede opgaver er markeret, så intet glider stille i baggrunden.

Og når lønnen skal køres, ligger medarbejdernes timer klar i en rapport, der følger kundens egen lønperiode (20. til 19.) — med eksport til regneark eller PDF og tydelig markering af, hvilke uger der mangler at blive indsendt.

Flytningen: alle data med over

Et nyt system er ikke meget værd, hvis ti års historik bliver i det gamle. Derfor byggede vi en flytte-funktion direkte ind i det gamle system: med ét klik overføres alt til det nye — med løbende fremdrift på skærmen.

180 ejendomme, 366 lejemål, 440+ brugere og over 3.700 fejlmeldinger kom med over. Ikke en eneste sag gik tabt — og medarbejderne kunne slå en fem år gammel fejlmelding op i det nye system fra dag ét.

Resultatet

Én hverdag, ét system: lejeren melder selv fejl og følger med, viceværten har opgaver og timer i lommen, og kontoret styrer det hele fra ét overblik — med besked til lejeren pr. mail eller SMS, når der sker noget i sagen.

Og fundamentet er i orden igen: et moderne system, der løbende får sikkerhedsopdateringer — i stedet for PHP fra 2014, der ikke længere vedligeholdes. Systemet er bygget til at vokse: flere selskaber kan køre i samme løsning med hver deres brugere og roller, og hver handling logges, så der altid er svar på "hvem ændrede hvad".

Ikke endnu en lappeløsning oven på den gamle. Men ét system, der passer til måden der faktisk arbejdes på — fra sofaen til kælderen til kontoret.