Fakturaen ryger i regnskabet af sig selv - og timerne bliver til løn

En servicevirksomhed bruger sjældent ét system. Der er ét til regnskab, ét til løn, en kalender, en mailindbakke - og midt i det hele det system, der styrer arbejdet. Problemet er ikke systemerne. Det er, at de ikke taler sammen, så det samme tal skrives ind igen og igen. Vi byggede broerne.

Skærmbillederne her er illustrationer af fladerne - ikke rigtige screenshots, og alle data er opdigtede.

Udfordringen

Når systemerne lever hver for sig, gør et menneske arbejdet imellem dem: fakturaen tastes ind i regnskabet, timerne overføres til lønnen i hånden, og kalenderen passer ikke med planlægningen. Det koster timer hver uge - og hver manuel overførsel er en chance for en tastefejl, som først opdages, når tallene ikke stemmer.

Løsningen: systemerne koblet sammen

Regnskabet holdes synkront

Når en faktura er klar, lægger den sig i regnskabsprogrammet af sig selv - sammen med kunden, hvis den er ny. Betalingsstatus kommer den anden vej tilbage, så du kan se i arbejdssystemet, hvad der er betalt. Det virker med de gængse danske regnskabsprogrammer, og data løber begge veje uden et menneske i midten.

Timerne bliver til løn

De timer, medarbejderne registrerer i marken og kontoret godkender, overføres til lønsystemet - fordelt på de rigtige løntyper. Ingen taster timesedler ind igen. Det, der blev målt på opgaven, er det, der bliver udbetalt.

Kalender og mail samlet ét sted

Medarbejdernes Outlook- og Google-kalendere spiller sammen med planlægningen, så et møde i den private kalender ikke kolliderer med en opgave. Og indgående mail samles ved den rigtige kunde eller sag, så korrespondancen ikke ligger spredt i private indbakker.

Ét fundament, mange koblinger

Broerne er bygget på ét fælles fundament, der klarer det tekniske - login, sikkerhed, fejlhåndtering og at data følges ad begge veje. Derfor er en ny kobling et spørgsmål om at sætte den enkelte forbindelse op, ikke at bygge alting forfra. Det betyder en uges arbejde frem for en måneds - og en kobling, der er lettere at holde kørende.

Resultatet

Det samme tal skrives ét sted. Fakturaer lander i regnskabet, betalinger kommer retur, timer bliver til løn, og kalenderen passer med planen. De timer, der før gik til at flytte data mellem systemer, er væk - og tastefejlene med dem.

Ikke fire systemer, et menneske skal holde i sync. Men én forretning, hvor tallet skrives ét sted og lander, hvor det skal.