Forespørgsler ind, depositum fulgt op - og lokalet kan aldrig bookes to gange
En udlejer af fest- og mødelokaler styrede bookinger på en vægkalender, betalinger i et regneark og ledige tider i hovedet. Vi byggede ét system: en kalender over alle lokaler, hvor optaget tid ikke kan bookes igen, online forespørgsler fra kunderne, og opfølgning på depositum og restbetaling med varsel om det forfaldne - plus tal på belægning og omsætning.
En udlejer af fest- og mødelokaler lever af, at de rigtige rum er booket de rigtige dage - og at depositum og restbetaling kommer ind til tiden. Det hele boede før på en vægkalender, i et regneark og i hukommelsen. Vi samlede det i ét system.
Skærmbillederne her er illustrationer af fladerne - ikke rigtige screenshots.
Udfordringen
Med flere lokaler, tre tidsrum om dagen og et miks af bryllupper, receptioner, konferencer og møder bliver overblikket hurtigt skrøbeligt. To kunder kunne nå at få lovet samme sal samme lørdag. Et depositum kunne blive glemt, til festen var overstået. Og ingen havde et hurtigt svar på, hvor godt lokalerne egentlig var booket, eller hvad de tjente ind.
Løsningen: kalender, forespørgsler og økonomi i ét
Én kalender over alle lokaler. Personalet ser alle rum, datoer og tidsrum - formiddag, eftermiddag og aften - på én flade. Er et tidsrum optaget, kan det ikke bookes igen, så dobbeltbookinger er umulige.
Kunderne sender selv en forespørgsel. På hjemmesiden vælger kunden lokale og dato - ledige dage er grønne, optagne røde - og sender en forespørgsel med tidspunkt, arrangementstype og antal personer. Den lander hos personalet til bekræftelse, så der aldrig loves noget, der allerede er væk.
Depositum og restbetaling, der følger sig selv op. Hver booking har en betalingsplan i to rater - depositum og restbetaling - med forfaldsdatoer og status. Systemet samler de forfaldne og snart forfaldne betalinger på én liste, så ingen penge bliver glemt. Og belægning og omsætning kan ses pr. lokale.
Resultatet
Udlejeren gik fra vægkalender og hukommelse til ét sted, hvor bookinger, kunder og betalinger hænger sammen: optaget tid kan ikke sælges to gange, kunderne kan forespørge selv, og depositummet bliver fulgt op - uden et regneark, nogen skal huske at åbne. Oven i fik de svar på, hvilke lokaler der reelt tjener pengene ind.
Ikke en vægkalender, to kan skrive i på én gang. Men ét system, hvor optaget tid er optaget - og pengene bliver fulgt op.
Flere cases
Hele huset samlet i én app
I Connect Næstved deler flere virksomheder hus - men informationen boede i mail-tråde, på opslagstavlen i køkkenet og i et delt regneark til mødelokaler. Vi byggede husets egen app: opslag, chat, mødelokale-booking, events og kontakter. Samme app på alle skærme - med login helt uden adgangskoder.
Læs caseKunden booker byvandringen - og guiden bekræfter sin vagt med ét ord
En socialøkonomisk virksomhed laver byvandringer med guider, der selv har levet på kanten af samfundet. Bookinger, guidernes vagter og dagens overblik boede i mails, et regneark og en masse telefonopkald. Vi byggede ét system: kunden booker turen på hjemmesiden, guiden får sin vagtplan på SMS og bekræfter med et enkelt 'OK', og kontoret ser dagens ture og bekræftelser på én skærm. Hjemmesiden passer indholdet sig selv.
Læs caseFra tilbud til faktura i ét system - uden at taste det samme to gange
Hos mange servicevirksomheder bor tilbuddet i Word, aftalen i en mappe, opgaverne i en kalender og fakturaen i regnskabet - og det samme tastes ind fire gange. Vi byggede ét system, hvor hele kæden hænger sammen: tilbud bliver til aftale, aftale bliver til opgaver, opgaver bliver til faktura - på de samme tal hele vejen. Kunden godkender tilbuddet med ét klik i mailen, helt uden login, og du kan se, hvornår det blev åbnet.
Læs caseHar du en lignende udfordring?
Fortæl os hvad du vil bygge. Vi tager en uforpligtende snak om hvad det realistisk tager.