Forespørgsler ind, depositum fulgt op — og lokalet kan aldrig bookes to gange

En udlejer af fest- og mødelokaler lever af, at de rigtige rum er booket de rigtige dage — og at depositum og restbetaling kommer ind til tiden. Det hele boede før på en vægkalender, i et regneark og i hukommelsen. Vi samlede det i ét system.

Skærmbillederne her er illustrationer af fladerne — ikke rigtige screenshots.

Udfordringen

Med flere lokaler, tre tidsrum om dagen og et miks af bryllupper, receptioner, konferencer og møder bliver overblikket hurtigt skrøbeligt. To kunder kunne nå at få lovet samme sal samme lørdag. Et depositum kunne blive glemt, til festen var overstået. Og ingen havde et hurtigt svar på, hvor godt lokalerne egentlig var booket, eller hvad de tjente ind.

Løsningen: kalender, forespørgsler og økonomi i ét

Én kalender over alle lokaler. Personalet ser alle rum, datoer og tidsrum — formiddag, eftermiddag og aften — på én flade. Er et tidsrum optaget, kan det ikke bookes igen, så dobbeltbookinger er umulige.

Kunderne sender selv en forespørgsel. På hjemmesiden vælger kunden lokale og dato — ledige dage er grønne, optagne røde — og sender en forespørgsel med tidspunkt, arrangementstype og antal personer. Den lander hos personalet til bekræftelse, så der aldrig loves noget, der allerede er væk.

Depositum og restbetaling, der følger sig selv op. Hver booking har en betalingsplan i to rater — depositum og restbetaling — med forfaldsdatoer og status. Systemet samler de forfaldne og snart forfaldne betalinger på én liste, så ingen penge bliver glemt. Og belægning og omsætning kan ses pr. lokale.

Resultatet

Udlejeren gik fra vægkalender og hukommelse til ét sted, hvor bookinger, kunder og betalinger hænger sammen: optaget tid kan ikke sælges to gange, kunderne kan forespørge selv, og depositummet bliver fulgt op — uden et regneark, nogen skal huske at åbne. Oven i fik de svar på, hvilke lokaler der reelt tjener pengene ind.

Ikke en vægkalender, to kan skrive i på én gang. Men ét system, hvor optaget tid er optaget — og pengene bliver fulgt op.